Achat ou location ?

Location Maintenance Photocopieur en Guadeloupe, Martinique et Guyane. Première plateforme antillaise de mise en relation unifiée avec des revendeurs locaux.

Le guide qui vous aide à bien choisir.

Matériel devenu incontournable au sein des entreprises du monde entier et donc des collectivités et petites et grandes entreprises des Antilles / Guyane, l’imprimante professionnelle (ou copieur/photocopieur) est un matériel stratégique dont l’indisponibilité en cas de panne nuit à la productivité des collaborateurs et donc à votre entreprise.

  • Comment choisir entre achat et location ?
  • Quels conseils attendre d’un revendeur ?
  • Quels sont les avantages et inconvénients de la location et de l’achat ?
  • Qui peut m’aider à choisir mon imprimante ?

Avant tout, faites appel à un professionnel !

Cela peut vous paraître évident (surtout si vous êtes sur ce site internet) et pourtant souvent l’erreur commise est de vouloir se passer d’intermédiaire en traitant directement avec le distributeur local d’imprimantes professionnelles. C’est une option peu judicieuse car seul un professionnel indépendant avec des connaissances multi-marques peut :

  1. Comprendre l’ensemble de vos besoins et contraintes
  2. Vous guider parmi la très grande diversité des équipements
  3. Conseiller en toute impartialité en fonction de vos besoins
  4. Obtenir des réductions conséquentes auprès des constructeurs

En faisant appel à un intermédiaire professionnel, les modalités de tous les prestataires vous seront clairement présentées et sans conditions cachées. Dans chacun des cas le contrat de maintenance du copieur sera évidemment associé et son coût mis en évidence pour chacun des matériels proposés.

L’intérêt d’un intermédiaire professionnel est de vous éviter l’écueil de choisir une entreprise dont la santé financière soit défaillante ou encore dont la réputation est bonne et la qualité de son service est bien réelle en interrogeant des clients réels et déjà équipés (ce qu’une entreprise ne fait jamais).

Si vous avez également le projet de revoir votre gestion documentaire, vous pouvez aussi envisager de confier cette autre prestation à votre professionnel indépendant. Il pourra ainsi réaliser avec vous une analyse fine et objective de vos besoins.

Achat ou location d’une imprimante ?

Afin d’équiper leur entreprise d’une imprimante professionnelle, nombreux sont les dirigeants ou les responsables d’achats à se poser la question épineuse de l’achat ou de la location. Ces deux options comportent chacune des avantages et des inconvénients listés ci-dessous.

Achat d’une imprimante ou d’un photocopieur …

Avantages

  1. Coût généralement inférieur à celui de la location. Cette solution est économique à la condition de ne pas tirer sur la corde donc d’accepter la nécessité de renouveler son matériel tous les 3 à 5 ans (cycle d’utilisation optimal d’un copieur)
  2. L’entreprise dispose d’un équipement neuf, couvert par une garantie d’un ou deux ans, ce qui limite fortement le risque de panne donc d’interruption d’activité de l’entreprise. Il faut ajouter à cette garantie une extension pour couvrir les années supplémentaires du contrat.
  3. L’entreprise préserve son « indépendance financière » et évite d’être liée par un contrat de location.

Résumé : c’est VOTRE matériel, c’est à peu près le seul intérêt (+avis du comptable préférant investir pour amortir).

Inconvénients

  1. L’achat représente une sortie de trésorerie conséquente,
  2. La maintenance de l’imprimante doit être prévue et intégrée au budget global d’achat,
  3. La durée de vie optimale d’une imprimante professionnelle est de 3 à 5 ans, l’amortissement doit donc être calculé sur cette durée limitée, (oui, certains appareils tiendront 10 ans ou plus, mais à quel coût de maintenance, cartouches etc… ?)
  4. Au delà de 3 ans et suivant les volumes, les pannes se multiplient chez l’ensemble des constructeurs d’imprimantes ce qui peut perturber l’activité de l’entreprise voire engendrer des ruptures dans l’activité des collaborateurs,
  5. Choisir son imprimante est d’autant plus complexe qu’aucun échange n’est possible si l’imprimante ne correspond finalement pas aux besoins de l’entreprise,
  6. Ne remplacer son imprimante professionnelle qu’au bout d’une durée X d’investissement c’est enfin se priver de la possibilité de profiter des innovations technologiques fréquentes qui améliorent le confort des utilisateurs, offrent de nouvelles fonctionnalités et in fine augmentent la productivité des collaborateurs.

Résumé : Le manque de souplesse est un gros inconvénient de l’achat.

Location d’une imprimante ou d’un photocopieur …

La location d’un photocopieur professionnel est l’option retenue par 90% des entreprises et collectivités françaises.

Avantages

  1. Si le budget global pour une location est supérieur à celui d’un achat (cela s’explique par le coût même du financement plus l’intégration de la garantie longue durée), la location présente l’avantage de constituer une charge d’exploitation déductible directement enregistrée dans le compte de résultat de l’entreprise. La location d’un copieur diminue donc l’impôt sur les sociétés reversé par l’entreprise, mais aussi l’assiette de calcul de la taxe professionnelle.
  2. La location de copieur n’impacte pas la trésorerie en évitant une sortie importante, les coûts sont lissés sur la durée du contrat.
  3. L’entreprise choisissant la location maîtrise son budget puisque le contrat de location de photocopieur comprend la mise à disposition de matériel mais aussi la maintenance. Un échéancier de factures évite les mauvaises surprises des dépenses imprévues.
  4. La location d’une imprimante comprend nécessairement un contrat de maintenance qui permet une intervention rapide sur toute panne, la disponibilité de pièces de rechange donc sécurise le fonctionnement des appareils et prévient toute rupture dans l’activité de l’entreprise.
  5. Le marché des copieurs évoluant rapidement, le choix de l’imprimante est sans risque : il est toujours possible de changer de matériel en cours de contrat, les modalités restent à définir avec le prestataires et le choix judicieux du matériel dès le début ne doit pas être occulté.

Inconvénients

  1. Louer est une formule plus coûteuse que l’achat d’une imprimante, en moyenne ce surcoût représente 7 à 15% sur la facture, en contrepartie il intègre une extension de garantie et un contrat de maintenance avantageux.
  2. En cas de location de copieur, l’entreprise est tenue par un engagement financier jusqu’au terme du contrat.
  3. Il est impossible de revendre le matériel.

Conclusion

La location ou l’achat de copieur est un problème épineux sur lequel seul un expert peut vous conseiller. La souplesse, la maîtrise du budget et la possibilité de bénéficier des technologies récentes sont avec l’intérêt fiscal, les grands atouts de la location. A l’inverse le coût généralement inférieur, ainsi que l’indépendance financière sont les arguments en faveur de l’achat d’un photocopieur.

En qualité d’acteur indépendant et objectif nous vous précisons que :

  • Les distributeurs sont conscients du coût supplémentaire que représente une location, il est donc souvent possible de pouvoir discuter des prix du contrat de maintenance. Pensez-y !
  • Attention à la durée du contrat : ajustez vos mensualités afin de limiter le coût mensuel du contrat. Un contrat plus long est souvent un contrat moins onéreux, mais avec un engagement plus long. La durée généralement pratiqué aux Antilles Guyane compte tenu du climat, de l’humidité est souvent de 36 ou 48 mois (3 ou 4 ans).
  • Soyez vigilants sur le préavis de résiliation qui ne doit pas dépasser 3-6 mois, au delà, posez vous la question du sérieux de l’entreprise. De même pour la tacite reconduction elle doit être d’un an. Au delà, renseignez vous sur la fiabilité de l’entreprise avec qui vous contractez certains acteurs n’hésites pas à vous réengager tacitement sur la même durée que le contrat initial.
  • Enfin prenez le temps de bien lire le contrat avec votre conseiller clientèle. Vous devez parfaitement connaître ses caractéristiques et ce qu’il comprend (durée, livraison, installation, type de maintenance, SAV, fournitures des consommables etc.).

Encore indécis ? Posez nous vos questions et réfléchissons ensemble à la meilleure solution pour vous équiper !


Inspiré par l’excellent article du site : https://print-value.fr/

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