Bien choisir son contrat ?

Quels sont les différents types de contrat de location?

Dans la plupart des cas (sans demande spécifique), nos partenaires vous proposerons le très classique :

  • Contrat sans option d’achat
  1. Pour un besoin ponctuel : en vue d’un événement ou d’une manifestation de courte durée (salons, séminaires, showroom, chantiers…).
  2. Sur de la longue durée : en vue d’équiper l’entreprise pour plusieurs années. Dans ce cas le contrat doit préciser le montant des loyers, la durée de financement ainsi que la périodicité de versements (mensuelle, trimestrielle).

Dans de plus rares cas ou à votre demande les partenaires peuvent rédiger des offres de type :

  • Contrat avec option d’achat

Il permet à l’entreprise de racheter le périphérique à la fin de la période de location. Dans ce cas le prix de rachat doit être fixé au moment de la signature du contrat. Ce contrat est plutôt déconseillé car vous rachetez un matériel qui est usé et qui peut rapidement devenir obsolète.

NOTRE CONSEIL : Lisez attentivement l’offre et le contrat de location imprimante/ photocopieur !

Passer par nos services vous évite déjà de tomber dans les pièges tendus par bon nombre de prestataires, car une fois le contrat signé et les conditions acceptées il est trop tard pour revenir en arrière. Nous avons trop d’acheteurs qui viennent de se faire avoir ou alors qui se retrouve bloqué avec un contrat depuis des années et un matériel qui ne fonctionne plus mais dont le prestataire refuse tout service sous prétexte que le contrat ne le prévoit pas… Et oui … Vous avez parfois mis des mois à vous décider pour acheter ou louer un nouveau matériel, alors laissez vous quelques jours pour faire le bon choix, ne sélectionnez pas votre prestataire uniquement sur de belles paroles !

Ne vous arrêtez pas qu’au prix : « Bon maché ka kouté chè ! »

Voici quelques points sur lesquels vous devez accentuer votre vigilance et demander des explications en cas de doute afin d’obtenir une réponse claire ET écrite !

Point 1 : La durée

Un contrat de location longue durée se conclue généralement pour une durée qui varie de 36 à 60 mois. Les mensualités doivent être ajustées pour limiter le coût mensuel du contrat

Evidemment, plus la durée de remboursement est longue, plus le coût global du contrat sera important. De manière générale, nous vous conseillons de ne pas conclure de contrat dépassant 4 ans. A terme, cela vous permettra de redéfinir votre besoin, chercher éventuellement un fournisseur moins cher, et négocier de nouveaux tarifs sans être coincé avec un matériel ne répondant plus à vos besoins et dont le tarif ne peut être renégocié.

La durée de 48 mois est conseillée et très pratiquée aux Antilles et en Guyane du fait du caractère tropical du climat. Le matériel vieillit plus vite et est soumis à plus de contraintes (poussières, humidité, chaleur, climatisation, qualité du papier …). Il est possible d’opter pour une durée de 36 mois sur la plupart des modèles, mais de rares fournisseurs proposerons 60 mois, toutefois ils le feront à votre demande. Les durées plus longues (7 ans par exemple) donne une idée d’un matériel pour durable mais il n’en est rien puisque l’augmentation des maintenances au delà de la 3ème année vous fera perdre un temps précieux au quotidien.

Point 2 : La résiliation et la reconduction

Un contrat de location de photocopieur doit mentionner un préavis de résiliation qui ne doit pas excéder 3 à 6 mois. Sans résiliation de votre part, le contrat est généralement reconduit pour un an, ce qui vous permettra si vous avez raté l’échéance de résiliation de préparer la résiliation pour l’échéance de l’année suivante.

 Il est impératif que la durée supplémentaire en cas de tacite reconduction ne dépasse pas 1 an. Certains contrats précisent qu’en cas de reconduction, le contrat est reconduit pour la durée initiale (soit parfois 6 ans!). Fuyez les contrats avec une telle clause ! Ils existent aux Antilles et Guyane chez quelques revendeurs. Nous avons fait le choix de ne pas travailler avec eux.

 Il est toujours possible de résilier (si toutefois le revendeur accepte) le contrat avant son terme mais ce choix est très coûteux. L’indemnité prévue comprendra en effet le solde de loyers restant à payer, ainsi qu’une indemnité pouvant atteindre 10% du prix global.

Le refinancement d’un contrat antérieur par un nouveau fournisseur est une option séduisante, parfois pratiquée. Mais le refinancement est souvent très coûteux, posez vous les bonnes questions !

Il est donc crucial de prendre le temps de choisir son appareil et de bien le dimensionner car résilier son contrat, bien que possible représente un surcoût conséquent et évitable.

Point 3 : La « souplesse » du contrat

En lisant attentivement ce que comprend le contrat (assistance, consommables etc.) vous devez vous poser la question de la flexibilité de ces éléments :

  • Que se passe-t-il si je fais plus d’impressions que prévu ?
  • Que me propose le fournisseur si le matériel ne correspond plus à mes besoins ?

S’il est toujours possible de changer de matériel ou de modifier les éléments du contrat, demandez vous à quel prix. En cas de changement de matériel en cours de contrat, intéressez vous au détail des nouveaux loyers car certains fournisseurs ventileront le loyer restant dû sur les prochains loyers (cascading).

Point 4 : Les conditions d’installation et de formation

Cela dépend des fournisseurs mais la plupart vous factureront des coûts d’installation en fonction de la configuration de votre entreprise et de vos ressources. Prêtez attention à ces coûts car ils sont souvent mal estimés lors de la signature du contrat, et ils peuvent fortement varier d’un fournisseur à l’autre. Dans certains rares cas ils sont facturés après installation et sans commun accord. Une relation de quelques années qui démarre donc assez mal.

Les conditions lors de l’enlèvement du photocopieur précédent et de l’installation du nouveau, les conditions pratiques comme la présence d’étages, l’absence d’ascenseur, le poids du matériel etc. impacteront les frais logistiques de votre nouvel équipement. Il est également impératif de préciser en cas de retrait de l’ancien matériel s’il est votre propriété, sinon il devrait être retiré par l’ancien revendeur (si vous en changé).

Puis lors de l’installation : le nombre de postes à relier à l’imprimante, l’existence d’un serveur interne, le paramétrage de l’imprimante/ copieur sont aussi des critères jouant sur le prix final. In fine, la prise en main du périphérique par le service informatique (si ce dernier existe) permet d’éviter d’important frais de formation. La formation de référent internes permet surtout de vous rendre autonome sur les questions du quotidien.

Et la maintenance?

La plupart du temps en plus du financement du matériel, le contrat de location d’une imprimante/ photocopieur est assorti d’un contrat de maintenance.

 Cela parait évident mais soyez attentif à la durée de ce contrat : elle doit être équivalente à la durée du contrat de location afin de ne pas se retrouver sans maintenance lors des derniers mois de location.

Traditionnellement on distingue 2 types de maintenance :

  • La maintenance préventive :

Ce sont les opérations de réglages, vérifications & test, visites régulières de contrôle et d’entretien, fourniture et remplacement des pièces d’usure courante.

  • La maintenance curative :

Il s’agit des interventions en cas de panne et réparation.

Sont généralement compris dans le contrat de maintenance :

  • La main-d’oeuvre
  • Les déplacements
  • Les consommables (hors papier et agrafes)

Quelques options peuvent être ajoutées au contrat de maintenance comme la mise à disposition gratuite et immédiate d’un autre matériel en cas de panne, une assistance téléphonique etc. Soyez attentif aux éventuels coûts cachés ! Des fournisseurs peu transparents ajouteront des frais de livraison, de connexion etc.

Calcul du contrat : c’est là que le bât blesse !

Afin de chiffrer le montant des mensualités et en prenant en compte l’ensemble du besoin (location, maintenance, coûts consommables hors papier et agrafes) 3 modes de calcul coexistent :

  • Le contrat de coût à la page qui repose sur un coût/ page négocié en amont tout en facturant au réel le nombre de page consommées. Il est le plus largement répandu.
  • Le contrat à l’utilisation qui recense dans le détail les coûts réels des consommables utilisés, puis lisse ces coûts sur une période.
  • Le contrat avec un forfait mensuel, pouvant être ajusté régulièrement en fonction de la consommation réelle.

Quel que soit le type de contrat choisi, les mensualités comprennent des parts forfaitaires couvrant la location du matériel et les services attachés (déplacement, réparation…).

Le contrat coût à la page

C’est le type de contrat le plus répandu car il permet de comparer rapidement et efficacement les devis envoyés par différents fournisseurs, c’est la mission dont nous nous chargeons à votre place, comparer et négocier les meilleurs tarifs. Votre contrat doit préciser plusieurs coûts à la page en fonction du type de page : noir & blanc et couleur. Cela permet de payer que ce qui est consommé.

Cela peut paraître simple mais attention aux mauvaises surprises !

Certains fournisseurs proposent des coût / copie « très bas » mais ajoutent un forfait de volume de copies à réaliser par an. Précisé comme étant le volume minimum, le montant de ce forfait sera facturé même si l’entreprise a moins imprimé que prévu. Mécaniquement, le coût à la page est augmenté. Regardez également les clauses d’augmentation annuelles. Si celles-ci sont légitimes afin de garder un équilibre économique du contrat pour les deux parties, certains fournisseurs ont une clause d’indexation qui peut faire exploser le prix du coût page au bout de 2 à 3 ans du contrat. Les fournisseurs peuvent utiliser l’index de leur choix pour augmenter le coût des copies chaque année si vous ne vous y opposé pas, toutefois l’index utilisé dans la profession et reconnu comme légitime est l’indice SYNTEC ( https://www.syntec.fr/indicateurs/indice-syntec )

Un conseil ? Lisez attentivement les modalités et poser toutes les questions utiles.

Conclusion

Afin de maîtriser son budget impression, et éviter que votre location de copieur n’engendre des coûts incontrôlés :

  • Lisez attentivement le tableau des différentes offres proposées par Location Photocopieur Antilles Guyane.
  • Posez toutes les questions que vous jugerez utiles, vous devez avoir une réponse pour chacune.
  • Ne choisissez pas le premier venu et faites attention aux offres trop alléchantes.

Chez Location Photocopieur Antilles Guyane, vous trouverez toujours un interlocuteur de confiance pour écouter vos besoins et vous proposer un matériel adapté à vos attentes. Les offres soumises sont sans surprise, claires et transparentes, et nous prenons le temps de vous expliquer tous les points, les conditions et calculer votre coût réel à l’usage.

En qualité d’intermédiaire nous avons tout intérêt à vous aiguiller vers la meilleure offre. C’est la raison qui fait que nous travaillons avec la plupart des partenaires mais pas tous. Nous avons retenu uniquement ceux disposant de bonnes pratiques : commerciales et techniques. Les beaux discours s’arrêtent à la livraison de votre matériel, ensuite vous avez besoin d’un partenaire véritablement engagé pendant les 3, 4 ou 5 ans de votre contrat !

Faites nous confiance pour bien choisir ! Demandez un devis sans plus attendre en cliquant ici.


Inspiré de l’article très complet du site : https://print-value.fr/

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