Les 6 principaux avantages d’un ECM

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Qu’est ce qu’un ECM ?

La gestion de contenu d’entreprise (en anglais Enterprise Content Management : ECM) vise à gérer l’ensemble des contenus d’une organisation. Il s’agit de prendre en compte sous forme électronique les informations qui ne sont pas structurées, comme les documents électroniques, par opposition à celles déjà structurées dans les bases de données. Elle comprend les phases de création/capture, stockage, indexation, gestion, nettoyage, distribution, publication, recherche et archivage, en faisant le lien du contenu avec les processus métier. (source : wikipedia)


Ce qu’un ECM peut faire pour vous :

La gestion de contenu d’entreprise (ECM) est une technologie qui vous permet de prendre le contrôle des informations critiques de votre organisation. Au-delà de cela vous bénéficierez de plusieurs avantages supplémentaires. De nombreuses entreprises sont confrontées à une surcharge d’informations sous forme de documents, de courriels, de factures, de contrats, etc. Cela peut causer des problèmes qui empêchent une efficacité optimale de diverses façons. Cependant, avec une solution ECM stratégique, votre organisation découvrira des avantages qui lui permettront d’économiser de précieuses ressources et de rationaliser ses opérations.

Pour en savoir plus sur les principaux avantages de l’ECM, voir ci-dessous…


Les 6 principaux avantages d’un ECM :

#1 Tracez toutes vos informations


Bien qu’il puisse être nécessaire et souhaitable de disposer d’une grande quantité d’informations critiques, cela peut souvent entraîner des problèmes. Vous pouvez vous retrouver fréquemment à fouiller dans une réserve infinie de documents qui peuvent être en double, incomplets ou mal classés. Dans ce scénario, une solution ECM viendra à la rescousse. Vous débloquerez alors la possibilité d’avoir une gestion documentaire complète et sécurisée, tout en rendant vos documents centralisés et facilement consultables. De plus, chaque document sera automatiquement lié aux comptes appropriés, ce qui rendra l’expérience encore plus agréable.

#2 Réduisez les coûts d’exploitation


Beaucoup d’entreprises économisent de l’argent en passant au numérique, et une façon efficace de le faire est d’utiliser une solution ECM. Vous pourrez ainsi réduire considérablement votre consommation de papier. Bientôt, vous débloquerez tous les gains financiers qui proviennent de la réduction des frais d’impression et d’expédition. Moins de papier pourrait même libérer de l’espace de bureau supplémentaire qui pourrait être mieux utilisé ! Vos employés constateront également la différence lorsqu’ils pourront réaffecter les ressources à des tâches plus importantes.

#3 Gagnez du temps


Plus vous possédez d’informations, plus il vous faudra de temps pour les conserver. C’est une raison de plus pour laisser une solution ECM intervenir pour aider à rationaliser le processus. Une solution ECM organisera efficacement les documents, les rendant plus faciles à trouver et, par extension, vous fera gagner du temps. Par conséquent, vous pouvez augmenter votre productivité lorsque vous pouvez réaffecter votre temps à des tâches plus critiques. Vous serez peut-être surpris de constater le temps et l’énergie que vous pourrez consacrer à ces tâches grâce à votre solution ECM.

#4 Améliorez le service à la clientèle


Lorsque vous déverrouillez l’accès instantané, vous obtenez une visibilité en temps réel de l’état des demandes et des transactions. Cela vous permet de répondre aux besoins de vos clients plus rapidement que jamais. Vos clients apprécieront également de pouvoir à la fois remplir des formulaires et faire des demandes en ligne. En plus de ces avantages, le temps supplémentaire que votre solution vous procurera pourra être consacré à répondre aux besoins de vos clients. Ainsi, votre organisation sera en mesure de fournir un service de qualité et des expériences sans faille que vos concurrents vous envieront.

#5 Minimisez les risques


Une solution ECM peut facilement appliquer des politiques de sécurité tout en gardant une trace de tous les documents évalués et des activités qui s’y déroulent. Votre solution se chargera également de la production de rapports et de l’audit des informations que vous possédez déjà ou dont vous avez besoin. Vous serez en mesure de vous rassurer sur les périodes de conservation car les solutions ECM peuvent automatiser les délais de conservation et la gestion des documents.

#6 Contrôlez les versions


Les solutions ECM peuvent également vous aider à contrôler les versions et les révisions, afin que vous n’ayez pas à vous soucier de perdre le contrôle de vos documents critiques. Votre équipe peut travailler sur un document en même temps tout en enregistrant des notes et des commentaires sur le document. Vos documents auront également des versions sauvegardées horodatées si vous souhaitez revenir à un rendu antérieur. Avec une solution ECM, votre organisation peut bénéficier d’un travail d’équipe plus transparent et contrôler tous les aspects de vos documents.


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